Politique de confidentialité

1. À propos de cette politique

La présente Politique de Confidentialité détaille pourquoi et comment NexWav traite vos renseignements personnels dans le cadre de ses activités de placement de personnel (le « Service »).

Cette politique décrit les raisons pour lesquelles nous collectons, utilisons et partageons vos informations personnelles, ainsi que les mesures que nous prenons pour les protéger. Elle explique également comment nous traitons vos renseignements personnels pour le compte des employeurs potentiels ou actuels, par exemple, lorsque nous les assistons dans la gestion de leur processus de recrutement ou leur fournissons des services de gestion des talents.

Les entreprises auprès desquelles vous cherchez à vous placer ou qui utilisent nos services pour trouver des talents peuvent également traiter vos renseignements personnels à d’autres fins. Dans ce cas, nous vous encourageons à contacter directement ces entreprises pour exercer vos droits ou pour en savoir plus sur la manière dont vos renseignements personnels sont traités.

2. Qu’est-ce qu’un « renseignement personnel »?

Aux fins de la présente Politique, on entend par « Renseignements personnel(s) » toute information concernant une personne identifiable, y compris les informations qui peuvent être utilisées seules ou avec d’autres informations pour identifier, contacter ou localiser une seule personne.

En général, les Renseignements personnels ne comprennent pas les coordonnées d’affaires, telles que votre nom, votre titre ou vos coordonnées professionnelles.

3. Types de données personnelles collectées

Talents ou futurs talents :

Informations d’identification personnelle (nom de famille, prénom, date de naissance)
Numéro d’assurance sociale, numéro de permis de conduire
Coordonnées (adresses postales, adresses courriels personnelles et professionnelles, téléphone)
Profils sur les réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook)
Informations sur l’éducation (diplômes, études, certifications)
Informations professionnelles (expérience, poste, nationalité/statut, contact d’urgence, conjoints et enfants)

Clients :

Nom, prénom, nom de la compagnie

Visiteurs des sites Web :

Adresses IP, informations sur le navigateur, horaires et durée de l’utilisation

4. Comment recueillons-nous vos renseignements personnels?

Directement auprès de vous

NexWav recueille les renseignements personnels nécessaires principalement directement auprès de vous, par exemple lorsque vous soumettez votre candidature via notre site web, participez à nos processus de sélection ou de recrutement, ou lorsque vous communiquez avec nous pour des demandes d’informations. Nous pouvons également recueillir des informations générées automatiquement par vos appareils lors de vos interactions avec nos services en ligne, telles que les adresses IP, les données de localisation et d’autres identifiants numériques, pour améliorer notre service et personnaliser votre expérience.

Avec une base juridique telle que votre consentement

La collecte et le traitement de vos renseignements personnels par NexWav se fondent généralement sur votre consentement, sauf lorsque la législation applicable prévoit une autre base légale autorisée, comme le besoin de respecter nos obligations légales, ou la nécessité de gérer les processus de recrutement, de sélection et de placement de personnel.

Refus de la collecte et retrait de votre consentement

Vous avez le droit de refuser la collecte de vos renseignements personnels et de retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de limitations légales ou contractuelles applicables et après nous avoir fourni un préavis raisonnable. Cependant, il est important de comprendre que si vous décidez de ne pas fournir certains renseignements personnels, cela pourrait limiter notre capacité à vous offrir nos services de placement. Pour toute question ou demande concernant le traitement de vos données personnelles, veuillez contacter NexWav via l’adresse e-mail [email protected], comme mentionné dans la section « Contact ».

5. Pourquoi recueillons-nous vos renseignements?

À des fins spécifiques et limitées

NexWav recueille vos renseignements personnels principalement pour :

Fournir le Service, notamment pour faciliter le placement de personnel, confirmer les mises en relation réussies, et vous aider à trouver des opportunités de carrière en adéquation avec vos compétences et aspirations ;
Répondre à vos demandes ou questions, que ce soit à propos de nos services ou des opportunités de placement ;
Améliorer nos services en comprenant mieux vos besoins et préférences, permettant ainsi d’offrir des opportunités et des services plus personnalisés ;
Administrer des sondages pour lesquels vous acceptez de participer afin d’améliorer nos services et notre compréhension du marché du travail ;
Gérer les interactions avec les employeurs potentiels ou actuels, notamment en facilitant le processus de sélection et d’embauche.

Pour communiquer avec vous

Si vous avez consenti à recevoir des communications de notre part, NexWav peut vous envoyer des bulletins d’information, des mises à jour concernant de nouvelles opportunités, des annonces importantes concernant des services ou des événements, et d’autres informations pertinentes pour votre parcours professionnel. Ces communications visent à vous tenir informé et à vous aider dans votre développement de carrière.

Utilisation secondaire de vos informations

Nous pouvons également anonymiser et agréger les renseignements personnels que vous fournissez pour créer des statistiques qui nous aident à analyser les tendances du marché, à améliorer nos services et à développer de nouvelles offres. Ces données statistiques ne contiennent pas d’informations personnelles identifiables et peuvent être partagées avec des partenaires de recherche ou utilisées dans le cadre du développement de nos services.

Vous avez la possibilité de ne pas recevoir ces communications, comme précisé dans la section « Contactez-nous » de cette politique, ou en suivant les instructions incluses dans les communications que vous recevez. NexWav s’engage à respecter vos préférences et à vous fournir des moyens faciles pour gérer votre consentement.

6. Destinataires des données personnelles

NexWav assure la protection de vos renseignements personnels et ne les partage qu’en respectant strictement les objectifs de nos services de placement de personnel, avec votre consentement ou lorsque la loi l’exige.

6.1 Employés de NexWav

Nos employés accèdent à vos renseignements personnels dans le cadre strict de leurs missions, telles que le traitement de vos candidatures, le support client, ou la gestion des paies. Cet accès est limité au strict nécessaire, et nos employés sont formés et engagés à respecter la confidentialité et la sécurité de vos données.

6.2 Partenaires pour le fonctionnement : Zoho Recruit, Cangaroo RH, Le Contrôleur

Nous collaborons avec des partenaires et des fournisseurs de services spécifiques pour faciliter et optimiser nos opérations :

Zoho Recruit : Utilisé pour la gestion des candidatures et le suivi du processus de recrutement, ce système nous aide à gérer efficacement les profils des candidats et à correspondre leurs compétences avec les offres d’emploi adéquates.
Cangaroo RH : Ce système de gestion des ressources humaines supporte la gestion administrative des talents, y compris les dossiers des employés, les avantages sociaux, et les congés.
Le Contrôleur : Partenaire pour la gestion de la paie, assurant le traitement précis et en temps voulu des rémunérations de nos talents.

Ces partenaires ont un accès limité aux données nécessaires à la réalisation de leurs services et sont soumis à des engagements contractuels stricts pour assurer la protection et la confidentialité de vos données, conformément à notre politique et à la réglementation applicable.

6.3 Clients

Les renseignements personnels des candidats sont partagés avec des clients potentiels dans le cadre du processus de placement, strictement lorsque vous avez manifesté votre intérêt pour une offre spécifique ou lorsque votre profil correspond aux critères d’une opportunité d’emploi.

6.4 Lorsque exigés par les lois applicables

Votre information peut être divulguée en réponse à des exigences légales, telles que des procédures judiciaires, des ordres de tribunal ou d’autres demandes gouvernementales, afin de protéger nos droits et ceux de tiers, ou pour répondre à des urgences qui menacent la sécurité publique.

Sécurité et confidentialité

NexWav prend des mesures de sécurité rigoureuses pour protéger vos renseignements personnels contre l’accès non autorisé, l’utilisation abusive ou la divulgation. Nous nous engageons à travailler uniquement avec des partenaires qui respectent notre niveau d’exigence en matière de protection de la vie privée et de sécurité des données.

7. Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

NexWav conserve vos renseignements personnels uniquement durant la période nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquels ils ont été collectés, notamment pour faciliter le placement de personnel, la gestion des relations avec nos clients et talents, ainsi que pour répondre à nos obligations administratives et légales. Conformément à ces finalités, et pour respecter nos intérêts légitimes ainsi que les exigences légales, fiscales, ou réglementaires applicables, nous avons établi une période de conservation de vos données de 5 ans.

Au-delà de ce délai, vos renseignements personnels seront soit détruits, soit rendus anonymes de manière à ce qu’ils ne puissent plus être associés à vous ou utilisés pour vous identifier. Cette démarche vise à garantir le respect de votre vie privée et la protection de vos données personnelles dans le temps.

Si vous désirez des précisions supplémentaires concernant la durée de conservation de vos données ou notre politique de suppression des données, n’hésitez pas à nous contacter via l’adresse fournie dans la section « Contact ». Nous sommes à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et pour vous fournir les informations nécessaires sur la gestion de vos renseignements personnels par NexWav.

8. Mesures de sécurité

Pour protéger les données personnelles contre l’accès non autorisé, la perte ou la destruction, notre entreprise mettra en œuvre les mesures de sécurité suivantes :

Formation du personnel sur la protection des données et la sécurité de l’information.
Gestion des accès aux données personnelles, limitée aux employés nécessitant ces informations pour exercer leurs fonctions.
Utilisation de mots de passe forts et leur changement régulier.
Mise en place de sauvegardes régulières des données.
Maintien à jour des logiciels pour bénéficier des dernières corrections de sécurité.
Cryptage des données sensibles, en particulier lors de leur stockage et de leur transmission.

9. Droits des personnes concernées et comment les exercer

Les individus ont le droit d’accéder, de rectifier, d’effacer leurs données personnelles et de retirer leur consentement à tout moment. Pour exercer ces droits, ils peuvent nous contacter par courriel à [email protected].

Avec ces sections détaillées, votre politique de confidentialité sera adaptée pour refléter les pratiques de votre entreprise et conformément à la Loi 25 au Québec.

10. Comment utilisons-nous les cookies?

NexWav utilise des cookies et des technologies similaires pour améliorer votre expérience lors de l’utilisation de nos services en ligne, pour comprendre comment nos services sont utilisés et pour personnaliser notre communication avec vous. Les cookies strictement nécessaires à la fourniture de nos services en ligne seront placés sur vos appareils sans nécessiter votre consentement. Cependant, pour tous les autres types de cookies, votre consentement sera demandé.

Vous pouvez gérer votre consentement aux cookies et ajuster vos préférences à tout moment via les paramètres des cookies de votre navigateur et les paramètres publicitaires de votre appareil mobile. Les cookies, autres que ceux strictement nécessaires, seront conservés pour une période maximale de treize (13) mois à compter de leur dépôt sur vos appareils. Après cette période, nous sollicitons à nouveau votre consentement pour l’utilisation des cookies.

11. Où sont hébergés et transférés vos renseignements personnels?

Vos renseignements personnels recueillis par NexWav peuvent être stockés et traités dans des localisations différentes de votre province, territoire, état, ou pays de résidence, y compris au Canada, et plus spécifiquement au Québec. De plus, dans le cadre de nos opérations et pour optimiser nos services, NexWav peut faire appel à des sous-traitants ou partager vos données avec des partenaires situés dans d’autres juridictions. Certaines données sont hébergées sur Google Drive, Zoho Recruit, Cangaroo ou Employeur D.

Nous prenons des mesures rigoureuses pour garantir que le transfert de vos données personnelles à l’étranger soit effectué de manière sécurisée et en conformité avec la réglementation applicable. Cela inclut le transfert de données vers des pays reconnus par la Commission de l’Accès à l’Information du Québec ou par des autorités compétentes pour offrir un niveau de protection adéquat, ou en mettant en place des mesures de protection appropriées telles que des clauses contractuelles types, des règles d’entreprise contraignantes, ou d’autres mécanismes légaux adéquats pour assurer la sécurité de vos données.

NexWav s’engage à protéger vos renseignements personnels et à appliquer des standards de sécurité élevés, quels que soient le lieu de traitement ou de stockage de ces données. Si vous souhaitez obtenir des informations supplémentaires sur la manière dont vos données sont protégées lors de transferts internationaux, n’hésitez pas à nous contacter à l’adresse indiquée dans la section « Contact » de notre politique de confidentialité.

12. Contactez le DPO

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, souhaitez formuler un commentaire, déposer une plainte, ou exercer l’un de vos droits en vertu des lois applicables en matière de protection des données, vous êtes encouragés à contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPO) de la manière suivante :

NexWav

Adresse : 520-275 rue du Parvis, Québec (QC), G1K 6G7.
Québec, Canada
Courriel : [email protected].

Nous nous engageons à examiner soigneusement chaque demande ou plainte et à y répondre dans des délais raisonnables. NexWav prendra les mesures correctives nécessaires en cas de non-conformité avec cette politique de confidentialité. Il est important de noter que NexWav ne peut être tenue responsable des dommages indirects, accessoires, consécutifs ou punitifs découlant de l’utilisation ou de la mise en œuvre de cette politique.

Dans l’éventualité où vous ne seriez pas satisfait de notre réponse ou de la manière dont nous gérons vos données personnelles, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données de votre région. Au Québec, cet organisme est la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI), qui supervise la conformité aux réglementations relatives à la protection de la vie privée.

13. Modifications de la politique

NexWav révise régulièrement cette Politique de Confidentialité pour s’assurer qu’elle reste conforme aux exigences légales et à nos pratiques. Toute modification importante apportée à cette politique sera communiquée par des moyens appropriés, tels que des notifications en ligne ou des courriels, pour vous informer de ces changements. La publication de la politique mise à jour sur notre site web constitue également une notification suffisante. En continuant d’utiliser nos services, notre site web, ou en nous fournissant vos données personnelles après ces modifications, vous acceptez les termes révisés de notre Politique de Confidentialité.

Date de la dernière révision : mars 2024